原本と電子データの管理

レディ

セキュリティが決め手

企業では売買契約や賃貸契約・業務委託契約・労働契約などに関する大量の契約書を保有しており、その原本は紛失しないよう厳重な保管が求められます。一方でそれらの契約書はさまざまな業務に参照の必要が生じ、契約期限の確認や更新などの際にもその都度取り出さなければなりません。契約書の原本は鍵のかかるキャビネットなどに保管されるケースが多く、頻繁に取り出すには向かないためコピーされた電子データが日常業務に多く使われているのです。業務に使用する契約書データは表計算ソフトで管理することも可能ですが、データ量が多くなると対応しきれなくなる場合も少なくありません。表計算ソフトで契約書データを取り扱うのはセキュリティの面でも不安が残るため、情報漏洩を防止するための工夫が必要となります。ITベンダーが開発した文書システムはセキュリティが高く、情報流出が許されない機密文書でも安心して一元管理できるものです。専用の契約書管理システムを導入することによって、強固なセキュリティに守られた自社サーバーやデータセンターに大量の契約書データを集約することができます。契約書管理システムは社員ごとに権限を与えてアクセス制御を施すことができるため、閲覧のみ許される社員と編集や管理を任せる社員の区別が明確化されます。契約書の種類によっては閲覧制限を設定することも可能で、限られた社員だけにアクセス権を与えることによって情報漏洩リスクを減らすことができるのです。契約書管理システムは汎用的な文書管理システムと比べて契約書データの閲覧・管理に特化しており、目的とする契約書データを効率的に検索できる点でも有利です。契約期限が切れる直前に自動通知させる機能を使えば更新作業もスムーズに運び、更新漏れを防止できます。専門業者に依頼してこのようなITシステムを導入すれば、契約書管理の業務効率化とセキュリティが同時に実現されるのです。